Sep 15 2023
Menyokong Sistem Manajemen Layanan: Mengupas Klausul 7 ISO 20000:2018

ISO 20000:2018 mengenalkan Klausul 7 yang membahas dukungan bagi Sistem Manajemen Layanan (SMS). Dalam bagian ini, kita akan melihat dengan lebih mendalam tentang bagaimana organisasi dapat memastikan sumber daya, kompetensi, kesadaran, komunikasi, dan informasi yang terdokumentasi mendukung operasi SMS yang efektif.

Sumber Daya

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya manusia, teknis, informasi, dan finansial yang diperlukan untuk mendirikan, mengimplementasikan, memelihara, dan meningkatkan berkelanjutan SMS serta operasi layanan. Ini melibatkan perencanaan yang matang untuk memastikan bahwa semua sumber daya yang dibutuhkan dapat tersedia pada saat diperlukan untuk memenuhi persyaratan layanan dan mencapai tujuan manajemen layanan.

Kompetensi

Kemampuan tim yang terlibat dalam operasi SMS dan layanan adalah faktor penting dalam kesuksesan sistem ini. Oleh karena itu, organisasi harus melakukan hal-hal berikut:

  • Menentukan kompetensi yang diperlukan bagi individu yang bekerja di bawah kendali organisasi dan memengaruhi kinerja dan efektivitas SMS serta layanan.
  • Memastikan bahwa individu-individu ini memiliki kompetensi yang sesuai berdasarkan pendidikan, pelatihan, atau pengalaman yang tepat.
  • Jika diperlukan, mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang diperlukan dan mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil.
  • Mempertahankan informasi yang terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti kompetensi.

Kesadaran

Individu yang bekerja di bawah kendali organisasi harus sadar akan:

  • Kebijakan manajemen layanan.
  • Tujuan manajemen layanan.
  • Layanan yang relevan dengan pekerjaan mereka.
  • Kontribusi mereka terhadap efektivitas SMS, termasuk manfaat dari kinerja yang lebih baik.
  • Implikasi dari tidak mematuhi persyaratan SMS.

Kesadaran ini penting karena membantu individu memahami bagaimana peran mereka berkontribusi pada SMS dan layanan secara keseluruhan, serta apa yang diharapkan dari mereka.

Komunikasi

Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal yang relevan dengan SMS dan layanan, termasuk:

  • Apa yang akan dikomunikasikan.
  • Kapan akan dikomunikasikan.
  • Dengan siapa akan dikomunikasikan.
  • Bagaimana akan dikomunikasikan.
  • Siapa yang bertanggung jawab atas komunikasi tersebut.

Komunikasi yang baik adalah kunci untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam SMS dan layanan memahami peran mereka dan memiliki informasi yang diperlukan untuk berkontribusi dengan efektif.

Informasi yang Terdokumentasi

Klausul ini menggarisbawahi pentingnya informasi yang terdokumentasi dalam SMS. Ini mencakup semua informasi yang harus diidentifikasi, diciptakan, dan diperbarui sesuai kebutuhan SMS, seperti:

  • Informasi yang diperlukan oleh dokumen ini.
  • Informasi yang ditentukan oleh organisasi sebagai yang diperlukan untuk efektivitas SMS.

Selain itu, organisasi harus mengontrol informasi yang terdokumentasi untuk memastikan ketersediaan, kecocokan, dan perlindungan yang memadai.

Pengetahuan

Organisasi harus menentukan dan memelihara pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung operasi SMS dan layanan. Pengetahuan ini harus relevan, dapat digunakan, dan tersedia bagi individu yang tepat. Ini mencakup pengetahuan yang spesifik untuk organisasi, SMS, layanan, dan pihak yang terkait. Pengetahuan ini digunakan untuk mendukung pencapaian hasil yang diinginkan dan operasi SMS dan layanan secara keseluruhan.

Dengan mematuhi Klausul 7 ISO 20000:2018 ini, organisasi dapat memastikan bahwa semua elemen penting dalam dukungan SMS terpenuhi dengan baik. Hal ini tidak hanya membantu memastikan efektivitas operasi, tetapi juga memastikan bahwa semua individu yang terlibat dalam SMS memiliki sumber daya, pengetahuan, dan kesadaran yang mereka butuhkan untuk berkontribusi dengan efektif pada layanan yang disediakan.

Referensi: ISO/IEC 20000-1 Third Edition 2018-09

Mitratex 0 Comments