May 8 2023
Optimalkan Operasional Bisnis Anda dengan IT Capacity Planning yang Tepat!

IT Capacity Planning adalah proses yang dilakukan untuk menentukan jumlah sumber daya TI yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis dalam jangka waktu tertentu. Proses ini melibatkan evaluasi dan pemodelan kebutuhan sumber daya TI berdasarkan volume data yang dihasilkan, jumlah pengguna, beban kerja sistem atau parameter lainnya. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa organisasi memiliki sumber daya TI yang cukup untuk menjalankan operasinya secara efisien dan efektif, serta dapat mengantisipasi kebutuhan di masa depan.

IT Capacity Planning memiliki dampak yang signifikan terhadap bisnis. Beberapa dampaknya antara lain:

  • Meningkatkan Efisiensi Operasional: IT Capacity Planning membantu bisnis untuk menentukan jumlah sumber daya TI yang tepat untuk memenuhi kebutuhan operasional. Oleh karena itu, bisnis dapat menghindari kekurangan atau kelebihan sumber daya TI yang berpotensi memengaruhi efisiensi operasional.
  • Mengurangi Biaya: Dengan menentukan kebutuhan sumber daya TI yang tepat, bisnis dapat menghindari pembelian sumber daya TI yang tidak diperlukan, yang dapat mengurangi biaya.
  • Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: IT Capacity Planning membantu bisnis untuk memastikan bahwa sistem TI yang mereka gunakan dapat mengakomodasi volume data dan beban kerja yang dihasilkan oleh pengguna, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
  • Meningkatkan Daya Saing: Dengan memiliki sumber daya TI yang cukup dan efisien, bisnis dapat meningkatkan daya saing mereka dalam industri dan mengantisipasi kebutuhan bisnis di masa depan.

Contoh Kasus

Terdapat beberapa contoh kasus di mana kurangnya atau buruknya IT Capacity Planning menyebabkan dampak negatif pada bisnis perusahaan. Berikut adalah beberapa contoh:

Amazon Web Services (AWS) pada tahun 2017 mengalami gangguan yang signifikan pada layanan cloud mereka selama beberapa jam. Ini disebabkan oleh kurangnya kapasitas server yang diperlukan untuk mengakomodasi lonjakan traffic pengguna yang tak terduga. Akibatnya, banyak pelanggan AWS mengalami gangguan dan kesulitan mengakses aplikasi mereka (sumber: https://aws.amazon.com/message/41926/).

British Airways pada tahun 2017 mengalami masalah pada sistem TI mereka yang menyebabkan pembatalan dan penundaan penerbangan selama beberapa hari. Masalah ini disebabkan oleh kegagalan sistem kelistrikan, yang menunjukkan kurangnya kapasitas cadangan yang mencukupi untuk mengakomodasi masalah teknis (sumber: https://www.bbc.com/news/uk-england-london-40060825).

Pada tahun 2012, situs e-commerce populer di Indonesia, Tokopedia mengalami penurunan kinerja dan masalah pada sistem TI mereka selama beberapa jam. Ini disebabkan oleh kurangnya kapasitas server yang diperlukan untuk menangani volume pengguna yang tinggi, karena Tokopedia saat itu sedang mengalami pertumbuhan yang pesat (sumber: https://dailysocial.id/post/tokopedias-system-outage).

Dalam ketiga contoh di atas, kurangnya atau buruknya IT Capacity Planning menyebabkan gangguan pada layanan, pembatalan atau penundaan, serta penurunan kinerja sistem. Ini dapat berdampak negatif terhadap pengalaman pelanggan, kepercayaan pelanggan, serta citra dan reputasi brand perusahaan. Oleh karena itu, perencanaan kapasitas TI yang tepat, sangat penting untuk menjaga kehandalan sistem dan operasi bisnis secara keseluruhan.

Langkah dalam Penyusunan IT Capacity Plan

Lalu, bagaimana jika perusahaan ingin membuat rencana kapasitas atau IT Capacit Plan yang benar? berikut ini beberapa langkah yang bisa dipakai dalam merencanakan atau membuat Rencana Kapasitas

  1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis: Langkah pertama dalam menyusun IT Capacity Plan adalah mengidentifikasi kebutuhan bisnis. Hal ini meliputi penentuan volume data yang dihasilkan, jumlah pengguna, dan beban kerja sistem yang diperlukan untuk menjalankan operasional bisnis.
  2. Evaluasi Kondisi Number Daya TI saat ini: Tahapan berikutnya adalah melakukan evaluasi terhadap sumber daya TI yang saat ini digunakan oleh bisnis, meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan. Langkah ini membantu dalam menentukan kapasitas yang tersedia dan apakah perlu meningkatkan kapasitas saat ini atau tidak.
  3. Proyeksi Pertumbuhan: Dalam membuat IT Capacity Plan, juga penting untuk memproyeksikan pertumbuhan bisnis di masa depan, termasuk memperkirakan jumlah pengguna baru, perubahan dalam volume data, dan perkiraan beban kerja sistem yang akan dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis di masa depan.
  4. Identifikasi Kebutuhan Sumber Daya TI: Berdasarkan evaluasi sumber daya TI saat ini dan proyeksi pertumbuhan bisnis di masa depan, identifikasi kebutuhan sumber daya TI yang tepat, seperti server, ruang penyimpanan data, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan yang dibutuhkan.
  5. Pemantauan dan Peninjauan: Setelah IT Capacity Plan disusun, penting untuk memantau dan meninjau kembali secara teratur, terutama ketika ada perubahan signifikan dalam volume data atau pertumbuhan bisnis yang tidak terduga. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kebutuhan yang diluar rencana serta melakukan penyesuaian kapasitas yang diperlukan untuk menjaga kehandalan sistem TI.
  6. Pemilihan Solusi Kapasitas TI: Setelah mengidentifikasi kebutuhan sumber daya TI, dilanjutkan dengan memilih solusi kapasitas TI yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Termasuk menentukan jenis server yang tepat, ruang penyimpanan data, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional bisnis secara efektif dan efisien.

Penting untuk dicatat bahwa setiap bisnis memiliki kebutuhan yang unik, dan perencanaan kapasitas TI harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang spesifik.

Pendekatan dalam Proyeksi Pertumbuhan Kapasitas

Terdapat beberapa pendekatan yang bisa dipakai untuk menentukan proyeksi pertumbuhan dalam IT Capacity Plan, diantaranya:

Analisis Trend

Metode ini melibatkan analisis data historis untuk mengidentifikasi tren pertumbuhan bisnis di masa lalu. Dengan menggunakan data historis ini, dapat dibuat proyeksi untuk pertumbuhan bisnis di masa depan. Salah satu teknik yang biasa digunakan dengan menggunakan data historis adalah Ekstrapolasi.

Pendekatan Top-Down

Pendekatan ini melibatkan memproyeksikan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan berdasarkan tren bisnis industri dan faktor makroekonomi yang mempengaruhi bisnis.

Pendekatan Bottom-Up

Pendekatan ini melibatkan memproyeksikan pertumbuhan bisnis berdasarkan unit bisnis atau divisi bisnis. Dalam hal ini, pertumbuhan bisnis dihitung berdasarkan faktor-faktor yang mempengaruhi unit bisnis atau divisi bisnis tertentu.

Pendekatan Forecasting

Pendekatan forecasting memungkinkan untuk memprediksi masa depan dengan mengidentifikasi pola yang tersembunyi dalam data historis. Metode ini menggunakan teknik seperti regresi, analisis rata-rata bergerak, atau analisis spektral untuk menentukan pola dalam data historis dan membuat proyeksi untuk masa depan.

Pendekatan Berdasarkan Kebutuhan Bisnis

Pendekatan ini melibatkan mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang spesifik dan memproyeksikan pertumbuhan bisnis berdasarkan kebutuhan tersebut. Misalnya, jika bisnis berencana untuk memperkenalkan produk baru, proyeksi pertumbuhan akan didasarkan pada penjualan dan permintaan yang diharapkan untuk produk baru tersebut.

Pilihan pendekatan yang digunakan untuk menentukan proyeksi pertumbuhan dalam IT Capacity Plan akan tergantung pada jenis bisnis, volume data, dan faktor lain yang mempengaruhi pertumbuhan bisnis. Sebaiknya, gunakan kombinasi pendekatan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Cara Menghitung Pertumbuhan Kapasitas

Kita sering mendengar istilah ekstrapolasi dalam perencanaan kapasitas IT. ekstrapolasi dapat digunakan sebagai salah satu teknik untuk menentukan proyeksi angka atau nilai pertumbuhan kapasitas dalam IT Capacity Plan. Metode ekstrapolasi melibatkan penggunaan data historis untuk memprediksi tren masa depan, di mana tren tersebut kemudian digunakan untuk memproyeksikan pertumbuhan bisnis ke depan.

Dalam metode ekstrapolasi, data historis dianalisis untuk menentukan pola pertumbuhan bisnis yang terjadi selama periode tertentu. Pola ini kemudian diproyeksikan ke masa depan untuk memprediksi pertumbuhan bisnis yang akan datang. Metode ekstrapolasi dapat menggunakan teknik sederhana seperti regresi linier atau analisis rata-rata bergerak, atau teknik yang lebih kompleks seperti model statistik atau model prediktif. Namun, penting untuk diingat bahwa metode ekstrapolasi hanya dapat memberikan proyeksi yang valid jika ada kepastian bahwa kondisi masa lalu akan berlanjut di masa depan. Oleh karena itu, selain metode ekstrapolasi, metode lain yang lebih berfokus pada kebutuhan bisnis dan perubahan yang mungkin terjadi di masa depan juga harus dipertimbangkan saat menyusun IT Capacity Plan.

Berikut adalah contoh penggunaan ekstrapolasi dalam penentuan atau proyeksi kebutuhan kapasitas IT dalam 5 tahun mendatang:

“Misalkan suatu perusahaan saat ini memiliki kapasitas IT sebesar 100 server, dan ingin memproyeksikan kebutuhan kapasitas IT dalam 5 tahun ke depan. Data historis menunjukkan bahwa dalam 3 tahun terakhir, jumlah server yang dibutuhkan oleh perusahaan meningkat secara stabil sebanyak 20 server per tahun.

Dengan menggunakan metode ekstrapolasi, perusahaan dapat memproyeksikan bahwa dalam 5 tahun ke depan, jumlah server yang dibutuhkan akan meningkat sebanyak 100 server (20 server per tahun x 5 tahun).”

Contoh lain penggunaan metode ekstrapolasi, yaitu untuk memproyeksikan besarnya kebutuhan storage dalam 5 tahun ke depan:

“Misalkan suatu perusahaan saat ini memiliki total kapasitas storage sebesar 10 terabyte (TB) dan dalam setiap tahunnya, terjadi penambahan kapasitas storage sebesar 2 TB. Dengan menggunakan metode ekstrapolasi, perusahaan dapat memproyeksikan kebutuhan kapasitas storage dalam 5 tahun ke depan dengan cara menghitung pertumbuhan rata-rata setiap tahun kemudian mengalikannya dengan jangka waktu 5 tahun. sebagai contoh, jika perusahaan menambahkan 2 TB kapasitas storage setiap tahunnya dalam 3 tahun terakhir, maka dapat diasumsikan pertumbuhan rata-rata adalah 2 TB/tahun. Maka, proyeksi kebutuhan kapasitas storage dalam 5 tahun ke depan dapat dihitung dengan rumus berikut:

Kebutuhan kapasitas storage dalam 5 tahun ke depan = Total kapasitas storage saat ini + (Pertumbuhan rata-rata x Jangka waktu) Kebutuhan kapasitas storage dalam 5 tahun ke depan = 10 TB + (2 TB/tahun x 5 tahun) Kebutuhan kapasitas storage dalam 5 tahun ke depan = 20 TB Namun

Namun penting untuk diingat bahwa metode ekstrapolasi hanya dapat memberikan proyeksi yang valid jika tidak terjadi perubahan signifikan pada kondisi bisnis di masa depan. Oleh karena itu, perusahaan juga harus mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti perkembangan teknologi, perubahan kebijakan perusahaan, dan pertumbuhan bisnis yang dapat mempengaruhi kebutuhan kapasitas storage di masa depan.

Struktur Dokumen IT Capacity Plan

Berikut adalah beberapa komponen umum yang biasanya ada dalam dokumen IT Capacity Plan, yang bisa dijadikan acuan untuk penyusunan rencana kapasitas:

  • Latar belakang: menjelaskan dasar pembuatan IT Capacity Plan dan tujuan yang hendak dicapai.
  • Visi dan strategi: menjelaskan visi dan strategi perusahaan terkait pengelolaan kapasitas IT, termasuk misi, nilai-nilai, tujuan jangka panjang, dan sasaran kapasitas.
  • Analisis tren bisnis: menyediakan analisis tren bisnis dan kebutuhan kapasitas IT untuk mengantisipasi pertumbuhan bisnis.
  • Analisis data kapasitas: menyediakan data tentang penggunaan kapasitas saat ini, sumber daya yang digunakan, dan kinerja sistem.
  • Perencanaan kapasitas: menyediakan rencana jangka pendek, menengah, dan panjang untuk memastikan bahwa kapasitas IT dapat memenuhi kebutuhan bisnis yang akan datang.
  • Rencana pengelolaan kapasitas: menjelaskan metode dan proses yang akan digunakan untuk mengelola kapasitas, termasuk pengawasan, pemantauan, dan pelaporan.
  • Rencana pengadaan dan investasi: menjelaskan bagaimana perusahaan akan memenuhi kebutuhan kapasitas IT, termasuk pengadaan sumber daya baru dan investasi pada infrastruktur dan teknologi baru.
  • Rencana pengujian kapasitas: menjelaskan bagaimana perusahaan akan menguji kapasitas untuk memastikan bahwa sistem dapat memenuhi kebutuhan bisnis.
  • Rencana manajemen perubahan: menjelaskan bagaimana perusahaan akan mengelola perubahan yang terkait dengan kapasitas IT, termasuk perubahan pada aplikasi, sistem, atau infrastruktur.
  • Rencana pengawasan dan pelaporan: menjelaskan bagaimana perusahaan akan memantau dan melaporkan penggunaan kapasitas IT, termasuk pemantauan kinerja dan kapasitas sistem secara berkala.
  • Rencana pemulihan bencana: menjelaskan bagaimana perusahaan akan memulihkan sistem IT setelah terjadi bencana atau kejadian yang tidak terduga.

Setiap perusahaan dapat menyesuaikan dokumen IT Capacity Plan sesuai dengan kebutuhan dan situasi bisnis yang unik. Namun, dokumen tersebut harus mencakup komponen-komponen utama yang dibutuhkan untuk mengelola kapasitas IT secara efektif.

Kesimpulannya, IT Capacity Planning adalah sebuah proses yang penting untuk menentukan jumlah sumber daya TI yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis dalam jangka waktu tertentu. Dengan melakukan proses tersebut, bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional, menurunkan biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan daya saing di pasar. Dalam beberapa contoh kasus di atas, kurangnya atau buruknya IT Capacity Planning menyebabkan gangguan pada layanan, pembatalan atau penundaan operasional bisnis, serta penurunan kinerja sistem. Oleh karena itu, sangat penting bagi bisnis untuk memiliki perencanaan kapasitas TI yang tepat agar dapat menjaga kehandalan sistem dan operasi bisnis secara keseluruhan. Dalam menyusun IT Capacity Plan, langkah-langkah yang perlu diikuti meliputi identifikasi kebutuhan bisnis, evaluasi sumber daya TI yang saat ini digunakan, proyeksi pertumbuhan bisnis, dan penentuan strategi pengembangan kapasitas TI yang tepat. Dengan demikian, bisnis dapat mengoptimalkan sumber daya TI mereka dan memastikan bahwa mereka dapat menghadapi tantangan masa depan.

Mitratex 0 Comments