Menempatkan Tata Kelola Perusahaan dalam Pengelolaan Informasi dan Teknologi (I&T)

Pemahaman akan konteks dalam pengelolaan informasi dan teknologi (I&T) perusahaan tidak dapat berdiri sendiri. Implementasi dilakukan dalam berbagai kondisi dan situasi yang ditentukan oleh banyak faktor dalam lingkungan internal dan eksternal, seperti:

• Etika dan budaya komunitas
• Hukum, regulasi, dan kebijakan pemerintah
• Standar internasional
• Praktik industri
• Lingkungan ekonomi dan persaingan
• Kemajuan dan evolusi teknologi
• Ancaman terhadap keamanan siber
• Faktor-faktor dalam perusahaan seperti misi, visi, nilai-nilai, kebijakan tata kelola, budaya, dan model peran serta tanggung jawab
• Rencana bisnis dan tujuan strategis
• Model operasional dan tingkat kematangan perusahaan

Implementasi pengelolaan informasi dan teknologi pada setiap perusahaan tentunya berbeda, dan konteks tersebut perlu dipahami dan diperhitungkan untuk merancang lingkungan pengelolaan informasi dan teknologi yang optimal. Hal ini secara detail diuraikan dalam Panduan Desain COBIT® 2019.

Apa itu Pengelolaan Informasi dan Teknologi?

Pengertian dari pengelolaan informasi dan teknologi (I&T) atau enterprise governance of information and technology (EGIT) dapat memiliki makna yang berbeda tergantung pada konteks organisasi (tingkat kematangan, industri, dan lingkungan regulasi) atau konteks individu (peran pekerjaan, pendidikan, dan pengalaman). Penjelasan dalam artikel ini memberikan dasar sebagai salah satu panduan, namun mungkin saja ada perspektif lain yang perlu menjadi pertimbangan.

Kata “governance” berasal dari kata kerja Yunani “kubernáo,” yang berarti “mengarahkan.” Sistem dalam sebuah pengelolaan informasi dan teknologi memungkinkan berbagai pemangku kepentingan dalam perusahaan untuk memiliki peran yang terorganisir dalam mengevaluasi kondisi yang ada dan dalam menentukan pilihan, menetapkan arah, serta memantau kinerja dan kontribusi informasi dan teknologi terhadap tujuan perusahaan.

COBIT mendefinisikan pengelolaan sebagai berikut:

“Pengelolaan adalah mekanisme dalam memastikan bahwa kebutuhan, kondisi, dan opsi yang tersedia bagi para pemangku kepentingan dinilai dan dievaluasi untuk menentukan arah dan tujuan perusahaan, untuk kemudian disepakati dan menjadi acuan untuk dicapai bersama. Selain itu juga menetapkan arah melalui prioritas dan pengambilan keputusan, serta memantau kinerja dan kepatuhan organisasi terhadap arah dan tujuan yang disepakati.”

Enterprise Governance of I&T (EGIT) bukanlah disiplin yang berdiri sendiri, melainkan bagian integral dari pengelolaan perusahaan. Kebutuhan akan pengelolaan di tingkat perusahaan didorong terutama karena adanya ekspektasi terhadap kontribusi nilai dari informasi dan teknologi dari para pemangku kepentingan dan permintaan transparansi serta pengelolaan risiko perusahaan yang efektif. Peluang, biaya, dan risiko yang signifikan yang terkait dengan I&T menuntut fokus yang khusus namun terintegrasi pada EGIT. EGIT memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan sepenuhnya I&T, memaksimalkan manfaat, memanfaatkan peluang, dan meraih keunggulan kompetitif.

Mengapa EGIT Sangat Penting?

Secara global, perusahaan – baik perusahaan publik maupun swasta, besar maupun kecil – semakin memahami bahwa informasi adalah sumber daya kunci dan teknologi adalah aset strategis yang keduanya sangat penting untuk kesuksesan.

I&T dapat menjadi sumber daya yang kuat untuk membantu perusahaan mencapai tujuan-tujuan pentingnya. Misalnya, I&T dapat menghasilkan penghematan biaya untuk transaksi besar seperti merger, akuisisi, dan pelepasan aset. I&T dapat memungkinkan otomatisasi proses kunci, seperti rantai pasokan. I&T dapat menjadi dasar dari strategi bisnis baru atau model bisnis, meningkatkan daya saing dan memungkinkan inovasi, seperti distribusi produk digital (misalnya, musik yang dijual secara online). I&T dapat memungkinkan kedekatan yang lebih erat dengan pelanggan, misalnya dengan mengumpulkan dan menganalisis data dari sistem-sistem yang berbeda, sehingga mampu mendapatkan informasi yang menyeluruh tentang pelanggan. I&T adalah dasar dari ekonomi berjejaring (network economy) yang melintasi lokasi geografis dan silo organisasi untuk memberikan cara baru dan inovatif dalam menciptakan nilai.

Banyak perusahaan menyadari bahwa informasi dan penggunaan I&T adalah aset penting yang perlu dikelola dengan baik. Namun, sementara I&T memiliki potensi untuk transformasi bisnis, seringkali juga merepresentasikan investasi yang sangat signifikan pada saat yang bersamaan. Dalam banyak kasus, biaya TI yang sebenarnya tidak transparan, dan anggaran tersebar di seluruh unit bisnis, fungsi, dan lokasi geografis tanpa pengawasan pusat. Sebagian besar anggaran seringkali hanya digunakan untuk pemeliharaan dan operasional setelah dilakukan implementasi, bukan untuk inisiatif-inisiatif yang bersifat inovatif atau transformasional.

Ketika dana digunakan untuk inisiatif-inisiatif strategis, seringkali mereka gagal memberikan hasil dan kontribusi yang diharapkan. Banyak perusahaan masih gagal untuk menunjukkan nilai bisnis yang konkret dan dapat diukur untuk investasi di area I&T, sehingga perusahaan harus mulai melirik dan berfokus pada EGIT sebagai mekanisme untuk mengatasi situasi ini.