IT as a Service

Information Technology (IT) sebagai salah satu tulang pungung dari hampir seluruh bisnis saat ini, merupakan sebuah kunci bagi perusahaan dalam memenangkan persaingan dan pasar. IT as a service

Apabila kita coba bertanya kepada diri sendiri, bisnis mana saat ini yang tidak memakai IT, maka anda akan kesulitan dalam mencarinya. Dari jualan barang mewah, sampai jualan batu bata merah, bahkan sampai jualan barang bekas sudah memakai IT.

IT yang dulu dianggap sebagai support, saat ini sudah menjadi enabler bagi bisnis. Bayangkan sebuah usaha/bisnis yang tidak mampu membuat toko/outlet sekalipun, mereka bisa berjualan barang ke seluruh Indonesia bahkan Mancanegara dengan menggunakan IT. Oleh karena itu, pengelolaan IT tidak lagi bisa dilakukan secara tradisional dan dipandang sebelah mata.

Masalahnya sekarang adalah seberapa efektif dan efisien kita mengelola IT dalam organisasi kita?

Aspek yang sangat fundamental dari pengelolaan IT yang efektif dan efisien adalah mengubah cara pandang kita terhadap IT itu sendiri. Seperti yang ditulis dalam artikel sebelumnya, bahwa mengelola IT layaknya mengelola sebuah restoran, dimana kita tidak lagi melihat IT sebagai kumpulan komputer, jaringan, server, kabel dan orang-orang yang mahir dalam pemrograman, tetapi harus mulai melihatnya sebagai sebuah layanan (service).

Bagaimana IT bisa dianggap sebagai sebuah layanan (service)? ada tiga aspek yang terkandung dalam arti/makna layanan menurut ITIL, yaitu:

• Harus membantu pelanggan/pengguna mencapai tujuan mereka
• Pelanggan/pengguna tidak harus membeli sendiri peralatan dan infrastruktur yang dibutuhkan
• Resiko menjadi tanggung jawab penyedia layanan

Mari kita ilustrasikan ketiga aspek diatas dalam sebuah layanan email dari Google berikut ini:

• Apakah Google Mail mampu membantu pelanggan/pengguna mencapai tujuan? jawabannya adalah iya, karena tujuan kita untuk berkomunikasi dengan siapapun didunia dengan cepat dan tanpa dibatasi ruang dan waktu menjadi memungkinkan.
• Apakah dengan berlangganan Google Mail kita harus membeli software email, perangkat server dan jaringan serta memiliki engineer untuk mengelolanya, yang dibutuhkan agar email bisa berjalan? tentunya tidak
• Ketika terjadi masalah dengan infrastruktur email, baik dikarenakan oleh masalah listrik mati, server rusak, kebakaran, sampai dengan bencana alam, siapakah yang menanggung resikonya, tentunya bukan pelanggan/pengguna

Ketiga komponen diatas sudah dipenuhi oleh Google Mail sebagai sebuah layanan. Oleh karena itu, Google Mail adalah salah satu contoh sebuah layanan IT. Sehingga Google Mail bisa menjadi salah satu komponen dalam “Menu Layanan IT”.

Tentunya sebagai sebuah komponen dalam sebuah menu, Google Mail harus memiliki beberapa atribut untuk bisa meberikan value/nilai bagi pelanggan/penggunanya, yang disebut sebagai warranty (garansi), misalnya:

1. Kapan saja layanan Google Mail bisa saya akses (Availability)
2. Berapa quota mailbox yang saya dapatkan (Capacity)
3. Apakah setiap email yang saya terima terbebas dari virus atau trojan (Security)
4. Seandainya server Google Mail mengalami masalah, apakah data-data saya aman dan masih bisa diakses dikemudian hari? dan berapa lama? (Continuity)

Google Mail bukan hanya merupakan sebuah layanan, tetapi juga memberikan value/nilai kepada pelanggan/penggunanya, yaitu dengan memberikan warranty (garansi). Karena menurut ITIL, sebuah layanan bisa memberikan value/nilai, jika sudah memberikan warranty untuk keempat aspek Availability, Capacity, Security dan Continuity.

Anda pasti berlangganan koneksi internet bukan? coba anda bayangkan, ketika anda butuhkan, ternyata koneksi internet anda sangat lambat sekali, bahkan sering kali down. Layanan tersebut tidak memberikan value/nilai kepada anda, karena lambat (capacity) serta tidak tersedia pada saat dibutuhkan (avalability).

Availability, Capacity, Security dan Continuity adalah empat domain yang umumnya menjadi komponen dari Service Level Agreement (SLA).

Banyak contoh lain yang kita bisa kategorikan sebagai layanan/service IT, misalnya:

• Aplikasi ERP
• Aplikasi CRM
• Video Conference
• Internet Connection
• Data Center Hosting
• IT Support
• dll.

Secara umum, pembagian layanan-layanan IT terbagi kedalam tiga kategori, yaitu kelompok layanan Aplikasi, kelompok layanan Infrastruktur dan kelompok layanan Support.

Berdasarkan contoh dan pengelompokan diatas, kita dengan mudah dapat melakukan identifikasi layanan IT, tetapi masih banyak yang masih belum mendefinisikan warranty (garansi) dari layanan yang kita berikan. Apalagi sampai kita mampu membuat SLA untuk setiap layanan yang kita berikan ke para pelanggan/pengguna layanan kita.

Bagaimana kita dapat mengelola layanan dengan efektif dan efisien? kelima modul dalam ITIL versi 3, memberikan panduan bagaimana kita merencanakan dan mendisain layanan, melakukan transisi layanan yang sudah dikembangkan ke operation, melakukan pengelolaan layanan yang sudah berjalan, dan secara berkesinambungan melakukan peningkatan kualitas layanan maupun proses dan fungsi yang dijalankan dalam pengelolaan layanan tersebut.

JANGAN LEWATKAN ARTIKEL SELANJUTNYA yang akan membahas mengenai bagaimana sebuah layanan direncanakan, agar layanan tersebut dapat memberikan value/nilai kepada pelanggan/pengguna, sekaligus dapat dikelola dengan efektif dan efisien.

Baca Juga: Strategis Planning for IT Service

Untuk menjadi yang paling update mendapatkan Artikel terbaru dari Mitratex, silahkan isi kolom dibawah ini:

Teknologi Informasi Menyukseskan Transformasi Bisnis BUMN

BUMN Jangan Gaptek, Harus Melek Teknologi Dan Informasi dari Enterprise Asia Magazine, Indonesia

Kementerian Badan Usaha Milik Negara (BUMN) mengajak Direktur Utama, Komisaris Utama, Ketua Dewan Pengawas, dan para pimpinan unit/divisi IT seluruh BUMN membahas daya saing dan transformasi bisnis BUMN melalui teknologi informasi.

“Pengelolaan TI perlu disertai peningkatan kompetensi sumber daya di BUMN. Teknologi informasi dapat memfasilitasi perubahan ke arah lebih baik, penerapan TI dalam transformasi bisnis BUMN tidak akan berjalan baik tanpa dukungan dan komitmen pimpinan perusahaan,” kata Wakil Menteri BUMN Mahmuddin Yasin saat membuka acara Business Executive Gathering 2013 Kementerian BUMN & BUMN dengan tema ‘Teknologi Informasi Menyukseskan Transformasi Bisnis’ di Hotel Bidakara, Jakarta, Senin (1/6/2013).

Mahmuddin mengatakan, masterplan TI dibutuhkan untuk pengembangan dan pemanfaatan TI di masing-masing BUMN sehingga selaras dengan strategi bisnis jangka panjang, menengah, dan pendek perusahaan BUMN.

“Setiap BUMN diwajibkan untuk membuat masterplan TI paling lambat Februari 2015 sedangkan untuk tata kelola TI, setiap BUMN diharuskan mencapai target minimal maturity level 3 dalam 5 tahun ke depan,” terangnya.

Kebijakan ini, kata dia, untuk mendorong BUMN dalam meningkatkan daya saing bisnisnya termasuk untuk menyukseskan transformasi bisnis agar mampu bersaing di era persaingan bisnis ke depan.

“Setiap pimpinan BUMN terutama Dirut dan Komut harus memahami dan menyadari akan pentingnya teknologi informasi dalam mendukung pengelolaan BUMN,” ujarnya.

Dalam acara ini, dihadiri juga oleh CEO Bank Mandiri Budi Gunadi Sadikin, CEO BRI Sofyan Basyir, dan CEO PT KAI Ignasius Jonan.

Baca Juga: IT as a Service

Untuk menjadi yang paling update mendapatkan Artikel terbaru dari Mitratex, silahkan isi kolom dibawah ini:

ITIL & Pengelolaan Layanan IT

Memahami IT Infrastructure Library (ITIL), sebaiknya dimulai dengan memahami fungsi ITIL sebagai sebuah framework yang utuh. Meskipun banyak dari anda sudah memiliki pemahaman yang cukup detail mengenai beberapa aspek dalam ITIL, misalnya seperti Manajer Service Desk  sudah sangat memahami seluk-beluk terkait Service desk, Manajer IT sudah sangat memahami seluk-beluk perencanaan dan strategi IT, namun sebaiknya kita melihat ITIL sebagai satu kesatuan yang terdiri dari berbagai macam proses dan fungsi agar memudahkan kita melihat benefit yang lebih banyak dalam implementasi framework ITIL versi 3.

Mari kita melihat sebuah analogi pengelolaan organisasi IT, sebelum masuk ke penjelasan yang lebih dalam mengenai framework ITIL.

Dalam pengelolaan apapun, baik itu mengelola sebuah perusahaan, mengelola organisasi IT, mengelola bisnis atau usaha (restoran, hotel, waralaba dll.), mengelola sebuah tim olahraga (sepakbola, bola voli, basket, dll.), kita perlu sebuah cara yang mampu menghasilkan output yang maksimal dengan proses yang efektif dan efisien.

Bagaimana sebetulnya organisasi dan layanan IT dikelola dalam sebuah perusahaan?

Apabila kita analogikan organisasi IT sebagai sebuah “Restoran”, maka semua yang dijual dan disajikan oleh restoran tersebut adalah untuk dinikmati oleh para pembeli dan pelanggan. Dalam konteks organisasi IT dalam sebuah perusahaan, pembeli dan pelanggan berarti seluruh karyawan dan departemen lain sebagai pengguna IT. Sedangkan dalam konteks sebuah bisnis, misalnya vendor IT, maka pembeli dan pelanggan berarti customer atau client mereka.

Pertanyaan selanjutnya adalah, apakah ketika akan membuka sebuah restoran tanpa sebuah rencana dan strategi? apakah setelah restoran berjalan tidak perlu pengelolaan yang baik? lalu apakah dampaknya terhadap restoran kita apabila kita tidak punya strategi dan perencanaan ? Hal-hal berikut ini mungkin akan kita jumpai:

• Pernahkan anda melihat sebuah restoran yang menjual Pizza dengan lokasi berada di pelosok desa?
• Pernahkan anda melihat sebuah restoran yang hanya buka di siang hari, tetapi ketika anda datang malam hari tetap mereka layani walaupun bukan pada jam buka restoran?
• Pernahkan anda melihat sebuah restoran dimana pelayannya tidak tahu apa yang mereka jual?
• Bagaimana rasanya ketika anda lapar, lalu pesan makanan di restoran tetapi makanan tidak kunjung disajikan bahkan memakan waktu yang sangat lama sekali?
• Bagaimana rasanya ketika pesanan anda datang dengan urutan yang salah? misalnya makanan penutup disajikan terlebih dahulu sebelum makanan pembuka?
• Bagaimana rasanya ketika pesanan yang disajikan gosong atau rasanya sangat tidak enak dilidah anda? atau bahkan makanan tidak sesuai dengan yang anda pesan?

Apakah hal-hal diatas mungkin terjadi dalam pengelolaan sebuah organisasi dan layanan IT? sebagian dari anda mungkin merasa bahwa tidak mungkin contoh kasus diatas terjadi pada IT. Tetapi coba anda jujur pada diri sendiri, karena kenyataanya dilapangan hal tersebut kerap sekali saya jumpai.

Mari kita ulangi lagi pertanyaan dengan situasi restoran diatas pada sebuah organisasi IT dalam perusahaan.

• Pernahkan anda melihat sebuah organisasi IT menyediakan/membuat sebuah sistem informasi, yang sebenarnya tidak dibutuhkan oleh pengguna? misalnya saja IT menyediakan sistem informasi Business Intelligent (BI), sementara sistem informasi transaksional saja masih berantakan bahkan sebagian besar masih manual?
• Pernahkan anda melihat sebuah organisasi IT yang waktu kerjanya hampir selalu melebihi jam kerja? bahkan jauh lebih banyak daripada karyawan lainnya? atau anda sebagai Manajer IT yang selalu merasa kekurangan karyawan?
• Pernahkan anda melihat sebuah organisasi IT, dan anda bertanya pada staff IT, layanan apa yang mereka sediakan dan mereka jawab tidak tahu?
• Bagaimana rasanya ketika komputer anda mengalami masalah, tetapi IT lambat sekali dalam merespons dan memperbaikinya? atau ketika anda ingin mengakses internet tetapi jaringan di kantor anda lambat sekali?
• Bagaimana rasanya apabila laporan yang dikeluarkan oleh sistem untuk bahan diskusi dalam meeting, baru bisa didapat setelah anda selesai meeting?
• Bagaimana rasanya ketika laporan atau data yang dikeluarkan oleh aplikasi atau sistem tidak akurat? atau terlalu banyak spam pada email anda atau komputer anda sudah menjadi peternakan virus?

Konsep menjalankan IT tidak jauh berbeda dengan menjalankan sebuah “Restoran”, memerlukan sebuah perencanaan, strategi dan pengelolaan yang baik, untuk memastikan layanan bisa diberikan dengan maksimal dan memberikan kepuasan kepada customer.

IT Infrastructure Library (ITIL), merupakan panduan dalam melakukan Perencanaan, Disain, Transisi, Operasional serta peningkatan layanan IT secara berkesinambungan dalam perusahaan.

Bagaimanakah ITIL dapat menjawab kebutuhan anda dalam penyusunan strategi, perencanaan dan pengelolaan organisasi dan layanan IT? JANGAN LEWATKAN ARTIKEL SELANJUTNYA…….

Baca Juga: IT as a Service

Untuk menjadi yang paling update mendapatkan Artikel terbaru dari Mitratex, silahkan isi kolom dibawah ini: